Assistant·e de direction

Contexte du recrutement

Sous lautorité de la Présidente, la Direction Générale des Services assure la direction, la coordination et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de luniversité. Elle contribue à lélaboration de la politique détablissement dont elle assure la mise en oeuvre opérationnelle.Lassistant·e de la directrice générale des services participe à loptimisation de la gestion des activités menées par léquipe de direction de luniversité.

Léquipe dappui administratif de la Présidence/Direction Générale des Services est composée de lassistante de la Présidente, de lassistant·e de la directrice générale des services, dune chargée daffaires administratives et de deux personnels daccueil. Placé·e sous lautorité hiérarchique directe de la DGS, lassistant·e assure ses missions en binôme avec lassistante de la Présidente.

_ Missions_

1. Assurer le secrétariat de la directrice générale des services

- Gérer lagenda : planifier les rendez-vous, programmer et organiser les réunions - y compris sur le plan logistique -, préparer les fonds de dossier, assurer le suivi,

- Prendre en charge, avec les directions support concernées, lorganisation et le suivi du Comité Social dAdministration et de la Formation Spécialisée, rédiger les compte-rendus de cette dernière,

- Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel,

- Gérer la boite mail direction.générale : filtrer, orienter, renseigner, rappeler, préparer des réponses,- Assurer laccueil physique et téléphonique : écouter et orienter les interlocuteurs internes et externes,

- Planifier et organiser les déplacements, assurer le suivi des frais de mission.

2. Assurer le binôme avec lassistante de la Présidente

Le binôme partage la responsabilité du bon fonctionnement du secrétariat de direction :

- échanger les informations pour avoir une connaissance mutuelle de lavancement des dossiers

- venir mutuellement en appui des activités, se remplacer quand nécessaire

3. Assurer le secrétariat de la cellule de crise

Possibilité de prendre en charge la mission dassistant·e de prévention

_ CONNAISSANCES ET SAVOIRS _

Connaissance de lorganisation, du fonctionnement et des circuits de décision dune université

Connaissances de base en gestion administrative dans le contexte de la fonction publique.

Maîtrise des techniques daccueil téléphonique et physique.

Maîtrise des logiciels courants de bureautique.

_ SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS _

Compréhension des enjeux et hiérarchisation des priorités.

Compréhension, analyse et gestion des informations.

Sens de lorganisation et des capacités dadaptation.

Sens aigu de la confidentialité.

Capacité à proposer des améliorations.

Bonnes qualités rédactionnelles (style, syntaxe et orthographe).

_ SAVOIRS ÊTRE _

Très bonnes capacités relationnelles.

Capacité à travailler en équipe.

Polyvalence.

Disponibilité, réactivité.

Type demploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 855,00€ à 1 919,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel