Assistant Administration des ventes H/F

At Sephora we inspire our customers, empower our teams, and help them become the best versions of themselves. We create an environment where people are valued, and differences are celebrated. Every day, our teams across the world bring to life our purpose: to expand the way the world sees beauty by empowering the EXTRAORDINARY in each of us.

The position is based in Neuilly-sur-Seine.

As part of the EME Offer Department, you will report to the Head of Regulatory Affairs and support the regulatory team in its various missions within the European zone:

You will excel and enjoy this position if you are ready to actively handle the following missions :

1 - Cosmetovigilance

In contact with stores, internal departments, brands, authorities and an external service provider, the junior regulatory affairs manager coordinates cases for the whole of Europe:

• Management of simple cases in accordance with the cosmetovigilance process set up in Europe: coordination with customer service, the brands distributed by Sephora and Sephoras subsidiaries
• Management of serious cosmetovigilance cases: coordination with the brands, our cosmetovigilance service provider, the legal department and notification of the competent authorities in Europe
• Management of customer queries in coordination with Customer Service, the brands and the Legal Department
• Preparation and presentation of annual KPIs to subsidiaries in Europe and at team meetings

2 - Listing of exclusive brands in Europe

The Junior Regulatory Affairs Officer will support the Regulatory Affairs Officers in the following steps :

• Validating the compliance of products distributed by Sephora in Europe: cosmetics, accessories, electrical appliances, food supplements, etc
• Carrying out product labelling audits in line with applicable regulations and recording audits in the Quality & Regulatory department data base
• Auditing finished products before they are launched, and recording audits in the Quality & Regulatory department data base
• Identifying non-conformities and managing files with the Regulatory Affairs Manager, in-house teams (catman, supply, subsidiaries) and brands

3 - Other missions

The Junior Regulatory Affairs Officer will support the regulatory team by :

• Participate in the regulatory monitoring process for ingredients: 

• monitoring the impact of regulatory changes with the brands, supporting the implementation of the associated action plan in order to ensure the sale of compliant products and enable Sephora to meet its obligations
•  making the annual declaration of nanomaterials to the competent authorities in accordance with the existing process and in collaboration with the brands

• Participate in the regulatory monitoring of environmental regulations (AGEC Law, Climate & Resilience Law, etc.): monitors the impact of these regulations on Sephoras business and collects information from the brands
• Completes annual declarations relating to electrical appliances

Do not hesitate to apply if you have… or if you are …

• 1 to 2 years successful experience in regulatory affairs in the cosmetics sector or recent graduate with scientific training and one or more relevant work placements.
• Organised, rigorous, a team player, good communication skills, ability to make proposals.
• Recognised for your strong interpersonal skills, your initiative and autonomy, your ability to observe, adapt and be discreet.
• Fluent English (spoken and written)
• Good command of IT tools (Excel, Word, Powerpoint)

While at Sephora, you’ll enjoy…

• The people. You will be surrounded by some of the most talented leaders and teams – people you can be proud to work with
• The learning. We invest in training and developing our teams, and you will continue evolving and building your skills through personalized career plans
• The culture. As a leading beauty retailer within the LVMH family, our reach is broad, and our impact is global. It is in our DNA to innovate and, at Sephora, all 40,000 passionate team members across 35 markets and 3,000+ stores, are united by a common goal - to reimagine the future of beauty

You can unleash your creativity, because we’ve got disruptive spirit. You can learn and evolve, because we empower you to be your best. You can be yourself, because you are what sets us apart. This, is the future of beauty. Reimagine your future, at Sephora.

Chez Sephora, nous inspirons nos clients, nous responsabilisons nos équipes et nous les aidons à devenir la meilleure version deux-mêmes. Nous créons un environnement où les personnes sont valorisées et où les différences sont célébrées. Chaque jour, nos équipes à travers le monde donnent vie à notre raison d’être : changer le regard du monde sur la beauté, en révélant l’EXTRAORDINAIRE en chacun de nous.

Le poste est basé à Neuilly-sur-Seine.

Au sein de la Direction Offre EME, vous serez rattaché(e) au Responsable Réglementaire et vous accompagnerez l’équipe réglementaire dans ses différentes missions au sein de la zone Europe :

Vous excellerez et vous épanouirez dans ce poste si vous êtes prêt à…

1 – Cosmetovigilance

En contact avec les magasins, les services internes, les marques, les autorités et un prestataire externe, le chargé d’affaires réglementaires junior coordonne les dossiers pour l’ensemble de la zone Europe :

• Gestion des cas simples selon le process de cosmétovigilance mis en place en Europe : coordination avec le service clients, les marques distribuées chez Sephora et les filiales de Sephora
• Gestion des cas de cosmétovigilance graves : coordination avec les marques, notre prestataire de cosmétovigilance, le service juridique et réalisation des notifications aux autorités compétentes en Europe
• Gestion des questions clients en coordination avec le service client, les marques et le service juridique.
• Préparation et présentation des KPI annuels aux filiales en Europe et lors de réunions équipes.

2 - Référencement des marques exclusives en Europe

Le Chargé D’affaires Réglementaires junior accompagnera les Chargés D’affaires réglementaires dans les étapes suivantes :

• Validation de la conformité des produits distribués par Sephora en Europe : cosmétiques, accessoires, appareils électriques, compléments alimentaires, …
• Réalisation de l’audit de l’étiquetage des produits au regard des réglementation applicables et enregistrement des audits dans l’outil du département Qualité & Réglementaire
• Réalisation de l’audit des produits finis avant leur lancement et enregistrement des audits dans l’outil du département Qualité & Réglementaire
• Identification des non-conformités et gestion des dossiers avec l’accompagnement du Chargé d’Affaires Réglementaires, les équipes en interne (catman, supply, filiales) et les marques

3 – Autres missions

Le Chargé D’affaires Réglementaires junior en support de l’équipe réglementaire :

• Participe au process de veille réglementaire sur les ingrédients :

• suivi des impacts des changements de réglementation avec les marques, accompagner la mise en place du plan d’actions associé afin d’assurer la vente de produits conformes et permettre à Sephora de répondre à ses obligations
• réalisation de la déclaration annuelle des nanomatériaux auprès des autorités compétentes selon le process existant et en collaboration avec les marques.

• Participe à la veille réglementaire sur les réglementations environnementales (Loi AGEC, Loi Climat & Résilience,…) : suivi des impacts de ces réglementations sur l’activité de l’enseigne Sephora et collecte d’informations auprès des marques
• Réalise les déclarations annuelles liées aux appareils électriques

N’hésitez plus à postuler si vous avez…vous êtes…

• Une expérience réussie de 1 à 2 ans dans les affaires réglementaires dans le secteur des cosmétiques ou jeune diplômé(e)de formation scientifique avec un ou plusieurs stages pertinents
• Organisé, rigoureux, esprit d’équipe, bonne communication, force de proposition.
• Reconnu(e) pour vos solides qualités relationnelles, votre esprit d’initiative et d’autonomie, votre capacité d’observation, d’adaptation et de discrétion.
• Anglais courant (oral et écrit)
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint).

Chez Sephora, vous apprécierez...

• Les collaborateurs. Vous serez entouré d’équipes talentueuses avec lesquelles vous serez fier de collaborer.
• Lapprentissage. Nous investissons dans la formation de nos équipes. Vous continuerez à évoluer et à développer vos compétences grâce à des plans de carrière personnalisés.
• La culture. En tant que leader de la distribution sélective de produits de beauté de prestige au sein de la famille LVMH, notre impact est mondial. Linnovation est dans notre ADN et, chez Sephora, les 40 000 collaborateurs répartis sur35 marchés et 3 000 magasins, sont unis par un objectif commun : réimaginer le futur de la beauté.

Vous pouvez laisser libre cours à votre créativité, car nous avons un esprit disruptif. Vous pouvez apprendre et évoluer, car nous vous donnons les moyens de révéler le meilleur de vous-même. Vous pouvez être vous-même, car vous êtes ce qui nous rend uniques. Cest lavenir de la beauté. Réimaginez votre futur, chez Sephora.

Sephora est fière dêtre un lieu de travail prônant l’égalité des chances pour tous. Nous ne pratiquons aucune discrimination en matière de recrutement, dembauche, de formation ou encore d’évolution de carrière.

Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer et à favoriser un environnement inclusif pour tous.